कभी भी नौकरी छोड़ने का समय आए तो सबसे पहला कदम होता है एक professional resignation letter लिखना। यह सिर्फ फॉर्मेलिटी नहीं है, बल्कि आपके और नियोक्ता के बीच अच्छे संबंध बनाए रखने का जरिया है। सही ढंग से लिखा गया पत्र आपके प्रोफेशनलिज्म को दर्शाता है और नौकरी छोड़ने की प्रक्रिया को सरल बनाता है।
इस job resignation guide में हम बताएंगे resignation letter कैसे लिखें, सही फॉर्मेट क्या हो, भाषा और टोन कैसी रखनी चाहिए, आम गलतियों से कैसे बचें, और कुछ उदाहरण भी। याद रखें, एक अच्छी तरह लिखा professional resignation letter आपकी करियर छवि को मजबूत करता है और भविष्य में नेटवर्किंग में मदद करता है।
Resignation Letter Likne Ka Importance Aur Fayde
नौकरी छोड़ते समय ज़्यादातर लोग बस मौखिक सूचना देकर आगे बढ़ जाते हैं, लेकिन सोच‑समझकर लिखा गया resignation letter आपकी प्रोफेशनल पहचान, कानूनी सुरक्षा और भविष्य की नौकरी के मौकों के लिए एक मज़बूत नींव बना सकता है।
कानूनी रिकॉर्ड और औपचारिकता
Resignation letter का महत्व इस बात में है कि यह आपकी अंतिम कार्य‑तिथि, Notice Period और ज़िम्मेदारियों को लिखित रूप में दर्ज करता है। बाद में वेतन, ग्रेच्युटी या अनुभव पत्र पर कोई विवाद हो तो यही पत्र आपका आधिकारिक सबूत बन सकता है।
प्रोफेशनल छवि और भविष्य के फायदे
सभ्य, साफ भाषा में लिखा गया professional exit letter दिखाता है कि आप संगठन का सम्मान करते हैं। resignation letter के फायदे यह भी हैं कि पुराने बॉस आपको भरोसेमंद मानते हैं, आगे रेफरेंस देते हैं और अच्छे मौके आने पर सबसे पहले आपको याद करते हैं। कुल मिलाकर, यह छोटा कदम आपके करियर को सुरक्षित बनाता है।
Resignation Letter Ka Format – Step by Step
काम छोड़ने का फैसला हमेशा आसान नहीं होता, लेकिन सही तरीके से resignation letter लिखना बहुत जरूरी है। एक अच्छा resignation letter आपके professional image को बनाये रखता है और smooth transition में मदद करता है। अगर आप सही format और polite tone में इसे लिखेंगे, तो आपका message clear और respectful लगेगा।
1. Date aur Recipient
Letter की शुरुआत हमेशा तारीख से करें। उसके बाद उस व्यक्ति का नाम और designation लिखें जिसे आप यह letter भेज रहे हैं।
2. Salutation
“Dear [Manager’s Name],” से शुरू करें। Formal और respectful tone रखें।
3. Body – Reason aur Notice Period
Letter के main हिस्से में अपने job छोड़ने का कारण simple और polite तरीके से बताएं। Example: “I am resigning due to personal reasons.” साथ ही अपनी notice period का mention करें, जैसे कि “I will serve my 30-day notice period.”
4. Closing
Letter को positive note पर खत्म करें। Example: “I thank you for the support and opportunities during my tenure.”
5. Signature
Finally, अपने name और signature डालें। अगर email में भेज रहे हैं, तो बस typed name और contact details लिखें।
इस simple और clear resignation letter ka format follow करके आप अपने professional relationship को maintain रख सकते हैं और exit smoothly कर सकते हैं।
Resignation Letter Mein Likhe Jaane Wale Key Points
Resignation letter लिखते समय ज़्यादातर लोग confuse हो जाते हैं कि क्या लिखें और क्या नहीं। एक simple, professional resignation letter आपके relationship और future reference दोनों को सुरक्षित रखता है।
अंतिम कार्य दिवस
Letter में अपना clear last working day ज़रूर mention करें, ताकि HR और manager planning ठीक से कर सकें।
आभार और positivity
Company, manager और team के लिए honest gratitude दिखाएँ, चाहे अनुभव perfect न भी रहा हो। ये बात future employer पर अच्छा impression छोड़ती है।
Reason और handover
Reason short और neutral रखें; personal या negative details avoid करें। Handover, knowledge transfer और pending tasks support करने की willingness साफ़-साफ़ लिखें।
Professional tone और closure
पूरा resignation letter polite, respectful और concise रखें, किसी पर blame या complaint न करें। End में thank you और future में जुड़े रहने की openness दिखाना हमेशा बेहतर रहता है। ये points resignation letter को मजबूत बनाते हैं।
Resignation Letter Kaise Likhe Without Negative Tone
नौकरी छोड़ते वक्त resignation letter ऐसा लिखें कि रिश्ते अच्छे रहें और future में reference मिल सके। भले ही आपको company पसंद न आई हो, लेकिन negative tone बिलकुल न आने दें। बस short, polite और professional रखें।
सही Structure क्या रखें
सबसे पहले date और manager का name-address लिखें। फिर subject में “Resignation – Your Name” डालें। पहली लाइन में clearly बता दें कि आप resign कर रहे हैं और last working day क्या होगा (notice period के हिसाब से)।
Positive और Grateful Tone रखें
हमेशा thank you बोलें – “I am grateful for the opportunities and learning I got here.” Team और company की अच्छी बातें mention करें। कभी blame न करें कि manager खराब था या salary कम थी।
Neutral Reason दें (अगर जरूरी हो)
बस इतना कहें – “I have decided to pursue new opportunities” या “personal reasons”. ज्यादा detail में न जाएं।
Closing में Well Wishes दें
आखिर में offer करें कि transition में help कर सकते हैं और company को good luck wish करें। “Thank you once again” के साथ sign off करें।
Short Aur Concise Resignation Letter Kaise Likhe
जब अचानक resign करना पड़े या time बहुत limited हो, तब छोटा और concise resignation letter सबसे ज़्यादा काम आता है। ऐसे letters clear भी रहते हैं और आपकी professionalism व respect भी दिखाते हैं।
Short resignation letter की basic structure
सबसे ऊपर date, फिर employer का नाम और designation लिखें। उसके बाद clear subject डालें, जैसे: “Resignation – [Your Name]”. पहले ही वाक्य में resign करने की बात, role और last working day साफ लिख दें।
Immediate resignation letter example
Example 1: “Dear Sir/Madam, मैं आज से अपनी position से resignation दे रहा/रही हूँ और notice period serve नहीं कर पाऊँगा/पाऊँगी। अब तक दिए गए सहयोग और opportunities के लिए धन्यवाद।
Busy schedule के लिए ultra short example
Example 2: “Dear [Manager Name], कृपया इस letter को मेरे formal resignation के रूप में स्वीकार करें; मेरा last working day [date] होगा। support के लिए धन्यवाद।”
ये examples practical हैं।
Some More Examples (Structured)
Example 1 (Immediate Resignation)
Date: 19 November 2025
The Manager
ABC Company
Subject: Resignation – Rohan Sharma
Dear Sir,
I hereby resign from my position as Sales Executive with immediate effect due to personal reasons. Thank you for the support.
Regards,
Rohan Sharma
Mob: 98xxxxxxx
Example 2 (With Notice Period Short)
Subject: Resignation – Priya Mehta
Dear Ma’am,
Please accept this as my formal resignation from the post of Content Writer, effective 20 December 2025 (serving 30 days’ notice). Grateful for the learning experience here.
Warm regards,
Priya Mehta
Resignation Letter Email Mein Kaise Likhe
आजकल नौकरी छोड़ने का सबसे आसान और fast तरीका है email से resignation भेजना। Printed letter से बेहतर है क्योंकि तुरंत पहुँच जाता है और proof भी रहता है। चलिए आसान भाषा में समझते हैं कैसे लिखें।
Email vs Printed Letter में फर्क
Printed letter formal लगता है लेकिन courier या hand-deliver करना पड़ता है। Email instant पहुँचता है, carbon copy (CC) में HR को भी डाल सकते हो और sent folder में record रहता है।
Printed resignation letter official file में रहता है, जबकि email तेज, searchable और remote काम के दौर में ज़्यादा practical है।
Subject Line ऐसे रखें
“Resignation – [Your Name] – Notice Period Ending [Date]” या “Resignation Letter – [Your Name]” – साफ और professional होना चाहिए।
Professional Format और Tone
- Greeting: Dear [Manager’s Name],
- First line में thanks बोलो, resignation announce करो
- Last working day mention करो
- Positive tone रखो, कभी negative बात मत लिखो
- Closing: Regards/Best regards, अपना name और contact
Attachment जरूरी?
हाँ! PDF में formal resignation letter attach करो, email body में सिर्फ short note काफी है। ज़रूरत हो तो appointment letter, offer letter या handover note का attachment भेजें।
Dos and Don’ts
Do: Advance में notice दो, grateful रहो |
Don’t: Salary, bad experience या blame किसी को मत करो |
Notice Period Aur Resignation Letter Ka Relation
काम छोड़ते समय सिर्फ resignation letter देना ही काफी नहीं होता, बल्कि उसका सही तरीके से संबंध notice period से जोड़ना बहुत ज़रूरी है। Notice period का मतलब होता है वह समय जो आप अपने employer को देते हैं ताकि वह आपके काम का proper transition कर सके। यह न सिर्फ एक कानूनी जिम्मेदारी है, बल्कि professional courtesy भी होती है।
Notice Period Kya Hai
Notice period वो समय होता है जो आप कंपनी को देते हो ताकि वो आपकी जगह नया employee ढूंढ सके। यह employer और employee दोनों के लिए जरूरी होता है। यह legal obligation contract और company policy से तय होता है।
Resignation Letter Mein Notice Ka Zikr
Resignation letter में हमेशा साफ़-साफ़ notice period mention करें। जैसे, “मैं 30 दिनों के notice period के साथ इस्तीफा दे रहा/रही हूँ।”
Transition Aur Handover Responsibilities
इस समय में अपने काम को proper तरीके से handover करें। Colleagues को guide करें और pending tasks complete करने में मदद करें।
Professional Communication
Availability और handover के बारे में स्पष्ट और respectful communication रखें। यह आपके professional image को मजबूत करता है और future reference के लिए भी अच्छा रहता है।
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Common Mistakes Jo Resignation Letter Mein Nahi Karni Chahiye
नौकरी छोड़ते वक्त resignation letter सबसे आखिरी इम्प्रेशन छोड़ता है, इसलिए इसे सही तरीके से लिखना बहुत ज़रूरी है। छोटी-छोटी गलतियाँ भी आपकी प्रोफेशनल इमेज खराब कर सकती हैं।
गुस्से या कड़वाहट भरा भाषा इस्तेमाल करना
कितना भी बुरा अनुभव रहा हो, कभी negative या harsh language मत लिखो। “ये कंपनी बेकार है” जैसा कुछ लिखने से बचो।
ज़्यादा पर्सनल बातें शेयर करना
नई जॉब का नाम, सैलरी या बॉस की बुराई – ये सब oversharing है। बस इतना लिखो कि आप आगे बढ़ना चाहते हो।
तारीख vague रखना
“जल्दी ही छोड़ दूँगा” की जगह साफ-साफ last working day mention करो, ताकि notice period clear रहे। Ambiguity से confusion और delay हो सकता है।
सिग्नेचर भूल जाना
Letter sign करना जरूरी है। बिना signature के document official नहीं माना जाता।
बहुत कैजुअल या दोस्ताना tone
“चिल यार, मैं जा रहा हूँ” जैसा tone professional नहीं लगता। हमेशा formal लेकिन polite रहो।
Sample Resignation Letters for Reference
आप job छोड़ रहे हों तो दिमाग में सबसे पहले यही आता है – “अब resignation letter कैसे लिखूँ?” ज़्यादातर लोग उसी समय Google पर [sample resignation letters for reference], [resignation letter format] और [resignation email sample] search करते हैं। नीचे ऐसा ही practical, user friendly guide है जहाँ अलग–अलग तरह के sample resignation letters दिए गए हैं, जिन्हें आप अपनी situation के हिसाब से आसानी से edit कर सकते हैं।
1. Simple और Short Resignation Letter (Printed Format – English)
[Your Name]
[Your Address]
[City, PIN Code]
[Email ID] | [Mobile Number]
[Date]
[Manager’s Name]
[Company Name]
[Company Address]
Subject: Resignation – [Your Name]
Dear [Manager’s Name] Sir/Ma’am,
I am writing to formally inform you that I am resigning from my position as [Your Designation] with [Company Name], effective [Last Working Day – usually 15/30 days from today].
I am really thankful for the opportunities, learning and support I received during my time here. I wish the team and company continued success in the future.
Please let me know how I can help during the transition period.
Thank you once again.
Sincerely,
[Your Full Name]
[Your Employee ID, if required]
2. Simple और Short Resignation Letter (Printed Format – हिंदी में)
[आपका नाम]
[आपका पता]
[शहर, पिन कोड]
[ईमेल] | [मोबाइल नंबर]
[तारीख]
[मैनेजर का नाम]
[कंपनी का नाम]
[कंपनी का पता]
विषय: त्याग-पत्र / Resignation Letter
माननीय [मैनेजर का नाम] जी,
सादर निवेदन है कि मैं [आपका नाम], [आपका पदनाम] के पद पर कार्यरत हूँ। मैं आपको सूचित करना चाहता/चाहती हूँ कि मैं [अंतिम कार्य दिवस की तारीख – आमतौर पर आज से 15/30 दिन बाद] से कंपनी छोड़ रहा/रही हूँ।
यहाँ बिताया हर पल और मिला हर अवसर मेरे लिए बहुत कीमती रहा। मैं पूरी टीम और कंपनी की उज्जवल भविष्य की कामना करता/करती हूँ।
ट्रांजिशन के दौरान कोई भी सहायता चाहिए तो कृपया बताएँ।
धन्यवाद सहित,
[आपका पूरा नाम]
[कर्मचारी कोड, यदि जरूरी हो]
3. Formal और Detailed Resignation Letter (Printed – English)
[Your Name]
[Address]
[Date]
The Manager – HR
[Company Name]
[Address]
Subject: Letter of Resignation – [Your Name] – [Employee ID]
Dear Sir/Madam,
With this letter, I formally tender my resignation from the post of [Your Designation] in [Department Name], effective [Date – at least notice period days from today].
I am grateful for the professional growth, guidance from seniors and wonderful colleagues I got here. The experience and skills I gained will always stay with me.
I will complete all pending tasks and ensure proper handover before my last day. Please feel free to contact me for any support needed during knowledge transfer.
Thank you for everything. I wish the organization continued growth and success.
Yours sincerely,
[Your Name]
[Contact Details]
4. Formal Resignation Letter (Printed – हिंदी में)
[आपका नाम]
[पता]
[तारीख]
मानव संसाधन प्रबंधक महोदय/महोदया
[कंपनी का नाम]
[पता]
विषय: त्याग-पत्र – [आपका नाम] – [कर्मचारी कोड]
महोदय/महोदया,
इस पत्र के माध्यम से मैं [विभाग का नाम] में [पदनाम] के पद से अपना त्याग-पत्र प्रस्तुत कर रहा/रही हूँ, जो [तारीख – नोटिस पीरियड पूरा करने के बाद] से प्रभावी होगा।
यहाँ मिला मार्गदर्शन, अवसर और सहकर्मियों का साथ मेरे लिए हमेशा यादगार रहेगा।
मैं अपने सभी लंबित कार्य पूरे करूँगा/करूँगी और हैंडओवर प्रक्रिया में पूरा सहयोग दूँगा/दूँगी।
कंपनी की निरंतर प्रगति की हार्दिक शुभकामनाएँ।
सादर,
[आपका पूरा नाम]
[संपर्क विवरण]
5. Short Resignation Email (English)
Subject: Resignation – [Your Name] – Effective [Date]
Dear [Manager’s Name],
I hope you’re doing well.
I am writing to inform you that I have decided to resign from my position as [Designation] at [Company Name]. My last working day will be [Date – 15/30 days from today].
I truly appreciate all the learning and support I received here. I’ll make sure everything is properly handed over before I leave.
Thank you so much for everything. Please let me know if you need anything from my side.
Best regards,
[Your Full Name]
[Mobile] | [Personal Email]
6. Short Resignation Email (हिंदी + English मिक्स – जैसा ज्यादातर लोग लिखते हैं)
Subject: Resignation – [आपका नाम] – [अंतिम तारीख]
प्रिय [मैनेजर का नाम] सर/मैम,
नमस्ते!
मैं आपको inform करना चाहता/चाहती हूँ कि मैंने [कंपनी नाम] में [पद नाम] के पद से resign करने का निर्णय लिया है। मेरा last working day [तारीख] होगा।
यहाँ का हर experience और support मेरे लिए बहुत valuable रहा। मैं सारे pending work और handover properly complete कर दूँगा/दूँगी।
आपकी जरूरत हो तो anytime बताइए।
Thank you so much!
सादर,
[आपका नाम]
[मोबाइल] | [पर्सनल ईमेल]
Templates को अपने हिसाब से कैसे Modify करें?
ऊपर दिए गए सभी sample resignation letters for reference इस तरह से लिखे गए हैं कि आप:
- [Your Designation], [Company Name], [Last Working Day] जैसी जगह पर अपनी details भर सकें
- Reason वाली line हटाकर भी letter को short और neutral बना सकें
- Email version या printed letter version में same content use कर सकें
- Formal, short, polite या Hindi version में से जो भी आपके लिए best हो, उसे choose कर सकें
Resignation letter format में सबसे important चीज़ आपका tone और clarity है। साफ–साफ लिखें कि आप resign कर रहे हैं, last working day कब है, और company के प्रति आपका धन्यवाद। इतना maintain करते ही आपका resignation letter professional और HR–friendly माना जाएगा।
Final Thoughts
एक professional resignation letter सिर्फ नौकरी छोड़ने का फॉर्मैलिटी नहीं है। यह आपकी professional image को बनाये रखने का तरीका है। जब आप politely और structured तरीके से resignation letter लिखते हैं, तो पुराने employer के साथ goodwill बनी रहती है। सही notice period देना और respectful tone रखना future references और career opportunities के लिए फायदेमंद होता है।
बहुत से लोग जल्दी में या casual तरीके से letter लिख देते हैं, जिससे misunderstandings हो सकती हैं। इसलिए हमेशा सोच-समझ कर, simple और clear language में letter लिखें। यह small effort आपकी professional reputation को long term में मजबूत बनाता है।
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